Nuestras Políticas
EQUANS Colombia se ha sumado a la lucha mundial contra el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación para la proliferación de armas de destrucción masiva (en adelante “LA/FT/FPADM”), adoptando un sistema de autocontrol y gestión de dichos riesgos denominado “SAGRILAFT”.
El SAGRILAFT abarca todas las actividades que desarrolla EQUANS Colombia en desarrollo de su actividad económica principal y prevé los procedimientos y metodologías para mitigar al riesgo LA/FT/FPADM a través de un manual de políticas y procedimientos aplicables a todos nuestros empleados.
- Conocimiento de la Contraparte
EQUANS Colombia ha diseñado procedimientos y medidas mínimas de debida diligencia basadas en el riesgo de contraparte con el fin de mitigar el riesgo de LA/FT/FPADM y otros riesgos éticos que se pueden llegar a derivar de las relaciones que mantiene con terceros (accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, etc.)
Para la vinculación de contrapartes contamos con formularios de vinculación, los cuales nos permiten tener un conocimiento suficiente de estas. En cumplimiento de las leyes locales y los estándares internacionales, nuestras contrapartes están en la obligación de suministrar: (i) información personal o de composición accionaria y beneficiario final en caso de personas jurídicas, (ii) información económica y comercial, (iii) información relacionada con características y/o vínculos con personas expuestas políticamente locales e internacionales y, (iv) información relacionada con transacciones y operaciones en el exterior.
- Enfoque basado en riesgo
Contamos con una evaluación de riesgos que es proporcional a la materialidad, tipo de negocio, tamaño y factores propios de la actividad económica de EQUANS Colombia. Todos sus órganos de gobierno, el Oficial de Cumplimiento y los empleados, participan de la gestión de riesgos a través del reporte de operaciones inusuales y análisis de operaciones sospechosas.
- Consulta en listas vinculantes
EQUANS Colombia realiza la consulta de sus contrapartes en las listas vinculantes que incluyen entre otras: (i) designación de terroristas de las Naciones Unidas, (ii) designación de organizaciones de terroristas Unión Europea, (iii) lista de personas designadas como terroristas de la Unión Europea, (iv) lista de organizaciones terroristas por los Estados Unidos y, (v) lista de personas designadas como terroristas por los Estados Unidos.
- Política para el manejo de efectivo, donaciones y campañas políticas
Los empleados de EQUANS Colombia tienen prohibido recibir o realizar pagos en efectivo, o equivalentes, de o hacia terceros. Esta prohibición aplica igualmente para donaciones, patrocinios y contribuciones a campañas políticas.
- Actividades económicas y jurisdicciones de alto riesgo
EQUANS Colombia también cataloga sus contrapartes como de alto riesgo o no, de acuerdo con su actividad económica o la jurisdicción en que este se ubica o ejecuta sus negocios.
- Señales de alerta
EQUANS Colombia ha identificado situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que se considera como normal.
EQUANS Colombia cuenta con un Programa de Ética y Transparencia Empresarial (“PTEE”), mediante el cual se adoptan los más altos estándares para la prevención del soborno, la corrupción y otros riesgos éticos.
- Conocimiento de la Contraparte.
EQUANS Colombia ha diseñado procedimientos y medidas mínimas de debida diligencia basadas en el riesgo de contraparte con el fin de mitigar el riesgo de soborno, corrupción y otros riesgos éticos que se pueden derivar de las relaciones que mantiene con terceros (accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, etc.).
Para la vinculación de contrapartes contamos con formularios de vinculación, los cuales nos permiten tener un conocimiento suficiente de estas. En cumplimiento de las leyes locales y los estándares internacionales, nuestras contrapartes están en la obligación de suministrar: (i) información personal o de composición accionaria y beneficiario final en caso de personas jurídicas, (ii) información económica y comercial, (iii) información relacionada con características y/o vínculos con personas expuestas políticamente locales e internacionales y, (iv) información relacionada con transacciones y operaciones en el exterior.
- Clausula ética en contratos con contrapartes
En los contratos con terceros, EQUANS Colombia ha incorporado la Cláusula de Responsabilidad Ética, Ambiental y Social, mediante la cual nuestras contrapartes contractuales se comprometen de manera expresa a cumplir con el Manual de Ética y Cumplimiento y a no incurrir en casos contrarios a las normas aplicables. El incumplimiento de esta cláusula faculta a EQUANS Colombia a dar por terminado de manera unilateral el contrato.
- Política para el manejo de efectivo, donaciones y campañas políticas
Los empleados de EQUANS Colombia tienen prohibido recibir o realizar pagos de o hacia terceros en efectivo o equivalentes (cheques, letras de cambio, etc.). Esta prohibición aplica igualmente para donaciones, patrocinios y contribuciones a campañas políticas.
- Contratos con entidades públicas y en desarrollo de licitaciones públicas o privadas
Se encuentra prohibido a los empleados y contratistas de EQUANS Colombia aceptar u ofrecer sobornos por parte o en favor de funcionarios públicos y/o entidades públicas (total o parcialmente) sin importar su jerarquía.
- Consultores de Negocios
EQUANS Colombia ha puesto en marcha un sistema para evaluar la integridad de determinados terceros con los que contratamos en relación con nuestra actividad. Por esta razón, EQUANS Colombia cuenta con políticas específicas para la vinculación y seguimiento de la relación contractual con los Consultores de Negocios.
Es un Consultores de Negocios: “cualquier persona natural o jurídica, cualquiera que sea su cargo o posición, que actúe principalmente o en parte en nombre de EQUANS Colombia para obtener contratos o desarrollar, celebrar o ampliar sus operaciones comerciales estableciendo contactos con funcionarios públicos o personas privadas”.
Esta vinculación y evaluación contempla un tratamiento diferencial de estas contrapartes dada su mayor exposición al riesgo ético, por lo que se aplican procedimientos de debida diligencia ampliada y un monitoreo constante de la relación contractual.
- Actividades de Lobbying
La actividad de cabildeo (Lobbying) se define como la promoción y defensa de los intereses de EQUANS Colombia al informar a actores y partes interesadas su información relevante en los campos técnico, económico, ambiental y social. Por esta razón, EQUANS Colombia proporciona los medios y directrices para promover los más altos estándares que rigen sus actividades de cabildeo a través de un Código de Conducta en Lobbying.
Este código de conducta aplicara a todos quienes lleven a cabo actividades de cabildeo en nombre de EQUANS Colombia:
- Empleados que pueden emprender actividades de cabildeo entre actores institucionales;
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Donde sea pertinente, los miembros de firmas externas a los que se solicita emprender actividades de cabildeo con actores institucionales.
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Código de conducta en las relaciones con los proveedores
En Afianzamiento a nuestro compromiso de cumplir en todo momento las reglas y principios de acción detallados en todas nuestras políticas, directrices de ética, cumplimiento, privacidad de datos y principalmente el Código de Ética y el Plan de Vigilancia, nuestro código de conducta en las relaciones con los proveedores detalla 7 principios que se deben seguir y el cual debe ser aplicado por todos nuestros proveedores, empleados en contacto con estos, incluidos solicitantes, compradores, socios de adquisición, usuarios, gerentes y gerentes de proyectos, etc.
El manejo de conflictos de interés es un asunto de ética profesional. Es por esto por lo que EQUANS cuenta con una política de conflictos de interés en la que se promueve la declaración de situaciones que puedan impactar la manera en las que un empleado de EQUANS Colombia cumple con sus deberes y la forma en como maneja las relaciones profesionales con terceros.
Es obligación tanto de empleados de EQUANS Colombia como de sus contrapartes (proveedores, subcontratistas, socios comerciales, etc.), declarar situaciones de conflictos de interés mediante un formulario específicamente establecido para ese fin.
La presente Política forma parte integral del Manual Programa De Transparencia Y Ética Empresarial de CAM Colombia Multiservicios S.A.S. (en adelante la “Compañía”).
1. Introducción y Alcance
Esta Política refleja los estándares y lineamientos que formalizan la intención de Equans y Cam Colombia Multiservicios S.A.S. (la “Compañía”) como parte de la aplicación de su política general de “tolerancia cero al fraude y la corrupción”, junto a sus valores, compromisos y demás políticas éticas, así como de la legislación vigente, para evitar, prevenir y detectar situaciones relacionadas a la corrupción y el fraude en todas sus etapas y modalidades.
Por tanto, la Compañía espera que cualquier persona natural o jurídica que reciba o le preste servicios directa o indirectamente se adhiera a los principios que se establecerán en la presenta política. Dichas personas naturales o jurídicas incluyen a sus accionistas, socios de negocio (incluyendo socios en joint ventures o cualquier tipo de asociación comercial), agentes, intermediarios, representantes, proveedores, contratistas, proveedores de servicios, consultores y en general cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía mantenga una relación de origen legal o contractual (conjuntamente, los “Terceros”).
Según el Instituto de Auditores Internos de Colombia, el fraude es “cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no requieren necesariamente la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos o por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio”.
Como corrupción podemos entender el abuso de poder o de posición para obtener beneficios propios y, a su vez, como soborno podemos entender cualquier cosa de valor que sea ofrecida, prometida, entregada o recibida por cualquier parte para influenciar una decisión o para obtener una recompensa indebida o una ventaja injusta en beneficio de la Compañía o de cualquier otra parte.
En nuestra sociedad, el fraude y la corrupción no permiten el desarrollo económico, van en contra de la democracia y en detrimento del Estado de Derecho, causando graves perjuicios a la economía y a la sociedad, y en la mayoría de los casos, permiten y facilitan las operaciones de la delincuencia organizada. En consecuencia, nuestra sociedad erigida como referente por sus firmes compromisos con los principios éticos y con la honestidad, debe asumir una responsabilidad social participando activamente en procesos que permitan la lucha contra la corrupción y el fraude en todos sus ámbitos de actividad.
Como parte de este compromiso social, Cam Colombia Multiservicios S.A.S. crea esta Política contra la corrupción y el fraude (la "Política") dentro del marco definido en la ley e implementando nuestros principios éticos que se relacionan en nuestro Programa de Transparencia y Ética Empresarial, código de ética y demás políticas relacionadas, los cuales en conjunto, son de obligatorio cumplimiento para todos nuestros asociados, directivos, trabajadores y vinculados de cualquier tipo con nuestra Compañía.
2. Riesgos y señales de alerta
El ejercicio de nuestro objeto social como actividad económica puede estar expuesto a los riesgos de fraude y corrupción, por consiguiente, se solicita estar alertas ante las siguientes situaciones:
a. Ofrecimientos: Incluye la prohibición de incurrir en gastos para el suministro de regalos, viajes u otras propinas u ofrecimientos a partes externas que pueda influenciar sobre la objetividad de la toma de decisiones, así como el recibir cualquier tipo de dádiva con la misma finalidad para un tercero y/o directivo o trabajador de la Compañía.
b. Funcionarios del Gobierno: Se deben mantener relaciones de colaboración e integridad con las entidades gubernamentales en relación con nuestras actividades sin incurrir, inducir o recompensar inadecuadamente a la administración pública, particularmente en:
- Pago de intermediación: estos son pagos hechos a funcionarios gubernamentales con la finalidad de que realicen o ejecuten un proceso administrativo, que deberían realizar. Según la legislación aplicable, un pago de intermediación se considera un tipo de soborno.
- Contratación: Prohibición de dar u ofrecer cualquier pago o dádiva específicamente cuando las entidades gubernamentales ejecutan procesos de selección para la contratación de terceros, subcontratación y prestación de servicios.
c. Vinculación de proveedores o contratistas: Ofrecimiento o recepción económica en cualquiera de sus modalidades o formas para la obtención y/o la vinculación con la compañía para la adquisición de bienes o servicios. Se deben efectuar controles financieros y monitoreo del desempeño para combatir el fraude y la corrupción.
d. Coacción: Eventos en los que se solicitan pagos para protegerse de una amenaza inminente contra la vida, la salud o la seguridad de un directivo o trabajador de la Compañía.
e. Amenazas de denuncias infundadas: Solicitud por parte de un tercero de reconocimiento de algún tipo de beneficio económico para evitar la interposición de una queja o denuncia en contra de la sociedad.
f. Malversación de activos: Es cualquier acto intencional relacionado con la disposición ilegal de los activos tangibles o intangibles de la Compañía, su pérdida o hurto, así como los pagos fraudulentos en beneficio personal o en beneficio de terceros.
3. Principios básicos
Los principios básicos que deben regir el actuar de todos nuestros directivos, trabajadores y vinculados de cualquier tipo, y sobre los cuales se fundamenta esta Política, son los que se detallan a continuación:
i) Mantener la política actual de la Compañía basada en el principio de “tolerancia cero” frente a la corrupción en los negocios y el soborno, así como frente a la comisión de otros actos constitutivos de cualquier forma de fraude.
Este principio de “tolerancia cero” frente a la corrupción en los negocios, el soborno y cualquier forma de fraude tiene un carácter absoluto y prima sobre la eventual obtención de cualquier tipo de beneficio (ya sea económico o de otra índole) para la Compañía y demás compañías del Grupo, así como para sus accionistas, administradores, trabajadores, proveedores y contratistas cuando este se base en un negocio o transacción irregular, ilícito o contrario a la ley o a nuestros principios éticos.
ii) En casos de coerción extrema y/o para protegerse de una amenaza inminente contra la vida, la salud o la seguridad de un directivo o trabajador de la Compañía, se deberá informar el incidente al comité ejecutivo de la Compañía para la evaluación y toma de decisión frente a la situación presentada.
iii) Ante las solicitudes de reconocimientos económicos para evitar la interposición de cualquier queja o denuncia en contra de la Compañía o cualquiera de sus miembros, es importante tener presente que, las denuncias o sospechas motivadas y hechas de buena fe deben seguir su correcto curso en el cual la Compañía tendrá la oportunidad de adelantar su correspondiente defensa, independientemente de cuales sean los resultados finales.
iv. No hacer: Se prohíbe cualquier actividad que pueda constituir una forma de fraude o corrupción. NO se permite hacer o recibir cualquier pago y/o regalo o proporcionar o recibir favores de o hacia cualquier contraparte (pública o privada) que pretenda influir o recompensar la obtención de cualquier tipo de negocio o acuerdo comercial con la Compañía, para el mantenimiento de negocios, o buscar cualquier otro propósito ilícito inapropiado que otorgue ventaja a cualquier persona u sociedad.
Esta prohibición excluye regalos y hospitalidades de menor valor que se encuentren en concordancia con las prácticas comerciales generales y que no estén sujetas a una inducción indebida. Así como los montos de regalos y hospitalidades que se encuentran regulados en la política de regalos y hospitalidades de la Compañía.
v) Hacer: Cuando se encuentre ante situaciones críticas o de riesgo deberá actuar de la siguiente manera:
▪ Ignore o rechace cualquier acto que permita perpetuar una situación de fraude o corrupción;
▪ Reporte inmediatamente ante su superior jerárquico y/o Oficial de Cumplimiento cualquier situación que pueda considerar corrupta o que incluya un fraude en cualquiera de sus etapas;
▪ No acepte beneficios inapropiados, incluso si el pago incluye una denominación de “donación de caridad y/o apoyo” y;
▪ Mantenga un registro preciso donde se documenten los detalles de cualquier solicitud, intento o acto real de fraude o corrupción.
En general, para dar cumplimiento a las obligaciones antes mencionadas se debe:
- implementar procesos claros de licitación;
- realizar evaluaciones de vinculación rigurosas;
- seleccionar minuciosamente a la mejor contraparte;
- negociar los términos del contrato;
- segregar, limitar y delegar las aprobaciones de gastos, teniendo criterios objetivos, como la eficacia, la calidad y la fijación de precios en los servicios o bienes propuestos.
Las áreas como compras, comercial, propuestas, tesorería y recursos humanos las cuales presentan el mayor riesgo al mantener relaciones con terceros que se vinculan a la compañía a través de cualquier relación legal o contractual, deberán disponer de procedimientos específicos para prevenir cualquier actuación que pueda considerarse un acto de fraude o corrupción.
vi) Implementar programas de formación y planes de comunicación adecuados para garantizar el conocimiento de esta Política. En particular, todos los trabajadores y contrapartes que se vinculen con la Compañía a través de cualquier relación legal o contractual deberán conocer está política y el contenido del Código ético para prevenir cualquier supuesto de fraude y corrupción en todas sus manifestaciones.
vii) Establecer los controles y las medidas preventivas adecuadas (entre ellos, y sin carácter limitativo, mediante la normativa y los procedimientos internos aprobados a tal efecto) para la identificación, el control, la mitigación y la prevención del fraude y la corrupción en todas sus manifestaciones, y en particular, en todas las transacciones que conllevan relaciones con terceros. Asegurando que la relación de la Compañía con sus vinculados se base en la legalidad, ética empresarial, eficiencia, transparencia y honestidad
4. Sanciones
- Directivos y trabajadores: En caso de comprobación de una violación a esta Política y las leyes aplicables por parte de los directivos o trabajadores de la compañía, previo el cumplimiento del proceso disciplinario establecido y respetando el debido proceso y el derecho de defensa, la Compañía impondrá las medidas disciplinarias pertinentes.
- Clientes, proveedores y demás terceros: En caso de comprobación de una violación a esta Política y las leyes aplicables por parte de los clientes, proveedores y demás terceros vinculados a la compañía mediante cualquier tipo de relación legal y/o contractual, la Compañía finalizará de manera inmediata el vinculo legal o contractual con dicho tercero.
Así mismo, en atención a que la violación de esta Política también puede representar la violación de leyes anti-corrupción, anti-soborno, así como del Código Penal Colombiano, si durante el transcurso de la investigación se descubre la violación de este tipo de leyes, se dará traslado inmediato por parte del área de Cumplimiento de la Compañía a las autoridades competentes, lo cual puede representar la imposición de sanciones (multas o pena privativa de la libertad) u otro tipo de responsabilidad civil o administrativa para los infractores.
5. Deber de denuncia
Todos los administradores, trabajadores, y terceros vinculados con la Compañía tienen la obligación de cumplir con esta Política. Si un trabajador o tercero tuviere conocimiento de una conducta que pudiese representar una violación de esta Política, las normas aplicables o los códigos éticos y de conducta de la Compañía lo deberá reportar inmediatamente.
Para el efecto, Cam Colombia Multiservicios S.A.S. ha dispuesto los siguientes mecanismos, por medio de los cuales, todas las partes interesadas pueden de manera segura, confidencial y anónima, si así lo quiere la persona; poner en conocimiento de la compañía cualquier sospecha de violación al presente Programa:
Correo electrónico: canaldenunciascolombia@equans.com
Plataforma de denuncias: https://equans.besignal.com/
Línea telefónica: (+57) 3183660344
Adicionalmente, se podrá contemplar el canal de la superintendencia de Sociedades para reportar cualquier acto de corrupción:
https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal-de-Denuncias-Soborno-Internacional.aspx
o
https://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorio-anticorrupcion/portal-anticorrupcion
De acuerdo con sus compromisos de prevenir y combatir la corrupción, EQUANS Colombia asegura el estricto cumplimiento de las normas y regulaciones internacionales aplicables, controlando el valor, la frecuencia y cantidad de regalos, hospitalidades y viajes técnicos. Dependiendo de las condiciones bajo las cuales es entregado o recibido el regalo, la hospitalidad o el viaje técnico, puede ser interpretado como una ventaja indebida equivalente a soborno, tráfico de influencias, conflicto de interés o falta de honradez.
En ese sentido, los siguientes principios deben ser aplicados:
- Cumplimiento con la ley: Su otorgamiento o recepción debe cumplir con las disposiciones nacionales aplicables a quien lo ofrece y al beneficiario, incluyendo aquellas normas con efectos extraterritoriales (en particular, la UK Bribery Act, FCPA y la ley francesa Sapin 2).
- Objetivo profesional: Su otorgamiento o recepción debe ser exclusivamente en un contexto profesional y, consecuentemente, tener como objetivos la promoción del nombre de EQUANS Colombia y contribuir a la calidad de las relaciones comerciales mediante la participación en una vida usual de negocios.
- Valor y frecuencia razonables: Debe prestarse particular atención al valor pagado y también a la frecuencia, los cuales deben ser razonables.
- Buena fe e imparcialidad: Deben ofrecerse o recibirse de buena fe, sin la intención de obtener u otorgar una ventaja injusta, o influenciar la decisión de, o tener tal naturaleza que afecte la imparcialidad de las personas a las que se ofrece, o ponerlas en situaciones de conflicto de interés.
- Moralidad: No pueden ser contrarios a la moral.
Están estrictamente prohibidas:
- Regalos, Hospitalidades y Viajes Técnicos:
- Recibidos o entregados durante un periodo sensible, incluyendo el periodo que precede a una licitación o el anuncio de un procedimiento para la celebración de un contrato, o concomitantemente con el proceso de adjudicación o celebración de un contrato, o siguiente a la adjudicación o conclusión de un contrato;
- Condicionales o solicitados;
- Que consista en beneficios o servicios en especie.
- Donaciones en efectivo o en equivalentes de efectivo, créditos o valores.
- Servicios entregados sin costo, fuera de cualquier marco contractual determinado, u ofrecidos a un valor inferior al precio de mercado.
En todo caso todos los empleados de EQUANS Colombia están obligados a declarar y solicitar autorización en la recepción u ofrecimiento de regalos, hospitalidades o viajes técnicos.
En cumplimiento de la ley francesa sobre el deber de vigilancia, EQUANS Colombia ha adoptado un plan de vigilancia que tiene como objetivo identificar y prevenir los riesgos e impactos negativos sobre las personas y el medio ambiente. Este deber de vigilancia aplica tanto a las actividades que EQUANS Colombia desarrolla como a las actividades de sus proveedores y subcontratistas. Este plan de vigilancia se basa en:
- Identificar, medir y gestionar los riesgos de infracción a los derechos humanos, seguridad y salud, responsabilidad social y compras.
- Esta gestión de riesgos se realiza en relación con las nuevas actividades y relaciones con proveedores en el marco de la debida diligencia.
- Contar con un mecanismo de denuncias.
- Seguimiento del nivel de cumplimiento del plan de vigilancia.
EQUANS Colombia considera el respeto por los demás como uno de sus principios fundamentales, por esto invita a que todos nosotros nos cuestionemos, antes de ejecutar acciones o tomar decisiones, respecto del impacto que están tienen en las demás personas.
Los empleados de EQUANS Colombia están obligados a no practicar discriminación de ningún tipo, relacionada con la edad, sexo, origen étnico, social o cultural, religión, opiniones políticas, orientación o identidad sexual, embarazo, estado de salud, o particularidades físicas o discapacidades.
Si tienes conocimiento de una infracción a las políticas y códigos anteriormente mencionados, te invitamos a denunciarlos a través de nuestros canales:
canaldenunciascolombia@equans.com
(+57) 318 3660344.