Nuestras Políticas
EQUANS Colombia se ha sumado a la lucha mundial contra el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación para la proliferación de armas de destrucción masiva (en adelante “LA/FT/FPADM”), adoptando un sistema de autocontrol y gestión de dichos riesgos denominado “SAGRILAFT”.
El SAGRILAFT abarca todas las actividades que desarrolla EQUANS Colombia en desarrollo de su actividad económica principal y prevé los procedimientos y metodologías para mitigar al riesgo LA/FT/FPADM a través de un manual de políticas y procedimientos aplicables a todos nuestros empleados.
- Conocimiento de la Contraparte
EQUANS Colombia ha diseñado procedimientos y medidas mínimas de debida diligencia basadas en el riesgo de contraparte con el fin de mitigar el riesgo de LA/FT/FPADM y otros riesgos éticos que se pueden llegar a derivar de las relaciones que mantiene con terceros (accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, etc.)
Para la vinculación de contrapartes contamos con formularios de vinculación, los cuales nos permiten tener un conocimiento suficiente de estas. En cumplimiento de las leyes locales y los estándares internacionales, nuestras contrapartes están en la obligación de suministrar: (i) información personal o de composición accionaria y beneficiario final en caso de personas jurídicas, (ii) información económica y comercial, (iii) información relacionada con características y/o vínculos con personas expuestas políticamente locales e internacionales y, (iv) información relacionada con transacciones y operaciones en el exterior.
- Enfoque basado en riesgo
Contamos con una evaluación de riesgos que es proporcional a la materialidad, tipo de negocio, tamaño y factores propios de la actividad económica de EQUANS Colombia. Todos sus órganos de gobierno, el Oficial de Cumplimiento y los empleados, participan de la gestión de riesgos a través del reporte de operaciones inusuales y análisis de operaciones sospechosas.
- Consulta en listas vinculantes
EQUANS Colombia realiza la consulta de sus contrapartes en las listas vinculantes que incluyen entre otras: (i) designación de terroristas de las Naciones Unidas, (ii) designación de organizaciones de terroristas Unión Europea, (iii) lista de personas designadas como terroristas de la Unión Europea, (iv) lista de organizaciones terroristas por los Estados Unidos y, (v) lista de personas designadas como terroristas por los Estados Unidos.
- Política para el manejo de efectivo, donaciones y campañas políticas
Los empleados de EQUANS Colombia tienen prohibido recibir o realizar pagos en efectivo, o equivalentes, de o hacia terceros. Esta prohibición aplica igualmente para donaciones, patrocinios y contribuciones a campañas políticas.
- Actividades económicas y jurisdicciones de alto riesgo
EQUANS Colombia también cataloga sus contrapartes como de alto riesgo o no, de acuerdo con su actividad económica o la jurisdicción en que este se ubica o ejecuta sus negocios.
- Señales de alerta
EQUANS Colombia ha identificado situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que se considera como normal.
EQUANS Colombia cuenta con un Programa de Ética y Transparencia Empresarial (“PTEE”), mediante el cual se adoptan los más altos estándares para la prevención del soborno, la corrupción y otros riesgos éticos.
- Conocimiento de la Contraparte.
EQUANS Colombia ha diseñado procedimientos y medidas mínimas de debida diligencia basadas en el riesgo de contraparte con el fin de mitigar el riesgo de soborno, corrupción y otros riesgos éticos que se pueden derivar de las relaciones que mantiene con terceros (accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, etc.).
Para la vinculación de contrapartes contamos con formularios de vinculación, los cuales nos permiten tener un conocimiento suficiente de estas. En cumplimiento de las leyes locales y los estándares internacionales, nuestras contrapartes están en la obligación de suministrar: (i) información personal o de composición accionaria y beneficiario final en caso de personas jurídicas, (ii) información económica y comercial, (iii) información relacionada con características y/o vínculos con personas expuestas políticamente locales e internacionales y, (iv) información relacionada con transacciones y operaciones en el exterior.
- Clausula ética en contratos con contrapartes
En los contratos con terceros, EQUANS Colombia ha incorporado la Cláusula de Responsabilidad Ética, Ambiental y Social, mediante la cual nuestras contrapartes contractuales se comprometen de manera expresa a cumplir con el Manual de Ética y Cumplimiento y a no incurrir en casos contrarios a las normas aplicables. El incumplimiento de esta cláusula faculta a EQUANS Colombia a dar por terminado de manera unilateral el contrato.
- Política para el manejo de efectivo, donaciones y campañas políticas
Los empleados de EQUANS Colombia tienen prohibido recibir o realizar pagos de o hacia terceros en efectivo o equivalentes (cheques, letras de cambio, etc.). Esta prohibición aplica igualmente para donaciones, patrocinios y contribuciones a campañas políticas.
- Contratos con entidades públicas y en desarrollo de licitaciones públicas o privadas
Se encuentra prohibido a los empleados y contratistas de EQUANS Colombia aceptar u ofrecer sobornos por parte o en favor de funcionarios públicos y/o entidades públicas (total o parcialmente) sin importar su jerarquía.
- Consultores de Negocios
EQUANS Colombia ha puesto en marcha un sistema para evaluar la integridad de determinados terceros con los que contratamos en relación con nuestra actividad. Por esta razón, EQUANS Colombia cuenta con políticas específicas para la vinculación y seguimiento de la relación contractual con los Consultores de Negocios.
Es un Consultores de Negocios: “cualquier persona natural o jurídica, cualquiera que sea su cargo o posición, que actúe principalmente o en parte en nombre de EQUANS Colombia para obtener contratos o desarrollar, celebrar o ampliar sus operaciones comerciales estableciendo contactos con funcionarios públicos o personas privadas”.
Esta vinculación y evaluación contempla un tratamiento diferencial de estas contrapartes dada su mayor exposición al riesgo ético, por lo que se aplican procedimientos de debida diligencia ampliada y un monitoreo constante de la relación contractual.
- Actividades de Lobbying
La actividad de cabildeo (Lobbying) se define como la promoción y defensa de los intereses de EQUANS Colombia al informar a actores y partes interesadas su información relevante en los campos técnico, económico, ambiental y social. Por esta razón, EQUANS Colombia proporciona los medios y directrices para promover los más altos estándares que rigen sus actividades de cabildeo a través de un Código de Conducta en Lobbying.
Este código de conducta aplicara a todos quienes lleven a cabo actividades de cabildeo en nombre de EQUANS Colombia:
- Empleados que pueden emprender actividades de cabildeo entre actores institucionales;
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Donde sea pertinente, los miembros de firmas externas a los que se solicita emprender actividades de cabildeo con actores institucionales.
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Código de conducta en las relaciones con los proveedores
En Afianzamiento a nuestro compromiso de cumplir en todo momento las reglas y principios de acción detallados en todas nuestras políticas, directrices de ética, cumplimiento, privacidad de datos y principalmente el Código de Ética y el Plan de Vigilancia, nuestro código de conducta en las relaciones con los proveedores detalla 7 principios que se deben seguir y el cual debe ser aplicado por todos nuestros proveedores, empleados en contacto con estos, incluidos solicitantes, compradores, socios de adquisición, usuarios, gerentes y gerentes de proyectos, etc.
El manejo de conflictos de interés es un asunto de ética profesional. Es por esto por lo que EQUANS cuenta con una política de conflictos de interés en la que se promueve la declaración de situaciones que puedan impactar la manera en las que un empleado de EQUANS Colombia cumple con sus deberes y la forma en como maneja las relaciones profesionales con terceros.
Es obligación tanto de empleados de EQUANS Colombia como de sus contrapartes (proveedores, subcontratistas, socios comerciales, etc.), declarar situaciones de conflictos de interés mediante un formulario específicamente establecido para ese fin.
De acuerdo con sus compromisos de prevenir y combatir la corrupción, EQUANS Colombia asegura el estricto cumplimiento de las normas y regulaciones internacionales aplicables, controlando el valor, la frecuencia y cantidad de regalos, hospitalidades y viajes técnicos. Dependiendo de las condiciones bajo las cuales es entregado o recibido el regalo, la hospitalidad o el viaje técnico, puede ser interpretado como una ventaja indebida equivalente a soborno, tráfico de influencias, conflicto de interés o falta de honradez.
En ese sentido, los siguientes principios deben ser aplicados:
- Cumplimiento con la ley: Su otorgamiento o recepción debe cumplir con las disposiciones nacionales aplicables a quien lo ofrece y al beneficiario, incluyendo aquellas normas con efectos extraterritoriales (en particular, la UK Bribery Act, FCPA y la ley francesa Sapin 2).
- Objetivo profesional: Su otorgamiento o recepción debe ser exclusivamente en un contexto profesional y, consecuentemente, tener como objetivos la promoción del nombre de EQUANS Colombia y contribuir a la calidad de las relaciones comerciales mediante la participación en una vida usual de negocios.
- Valor y frecuencia razonables: Debe prestarse particular atención al valor pagado y también a la frecuencia, los cuales deben ser razonables.
- Buena fe e imparcialidad: Deben ofrecerse o recibirse de buena fe, sin la intención de obtener u otorgar una ventaja injusta, o influenciar la decisión de, o tener tal naturaleza que afecte la imparcialidad de las personas a las que se ofrece, o ponerlas en situaciones de conflicto de interés.
- Moralidad: No pueden ser contrarios a la moral.
Están estrictamente prohibidas:
- Regalos, Hospitalidades y Viajes Técnicos:
- Recibidos o entregados durante un periodo sensible, incluyendo el periodo que precede a una licitación o el anuncio de un procedimiento para la celebración de un contrato, o concomitantemente con el proceso de adjudicación o celebración de un contrato, o siguiente a la adjudicación o conclusión de un contrato;
- Condicionales o solicitados;
- Que consista en beneficios o servicios en especie.
- Donaciones en efectivo o en equivalentes de efectivo, créditos o valores.
- Servicios entregados sin costo, fuera de cualquier marco contractual determinado, u ofrecidos a un valor inferior al precio de mercado.
En todo caso todos los empleados de EQUANS Colombia están obligados a declarar y solicitar autorización en la recepción u ofrecimiento de regalos, hospitalidades o viajes técnicos.
En cumplimiento de la ley francesa sobre el deber de vigilancia, EQUANS Colombia ha adoptado un plan de vigilancia que tiene como objetivo identificar y prevenir los riesgos e impactos negativos sobre las personas y el medio ambiente. Este deber de vigilancia aplica tanto a las actividades que EQUANS Colombia desarrolla como a las actividades de sus proveedores y subcontratistas. Este plan de vigilancia se basa en:
- Identificar, medir y gestionar los riesgos de infracción a los derechos humanos, seguridad y salud, responsabilidad social y compras.
- Esta gestión de riesgos se realiza en relación con las nuevas actividades y relaciones con proveedores en el marco de la debida diligencia.
- Contar con un mecanismo de denuncias.
- Seguimiento del nivel de cumplimiento del plan de vigilancia.
EQUANS Colombia considera el respeto por los demás como uno de sus principios fundamentales, por esto invita a que todos nosotros nos cuestionemos, antes de ejecutar acciones o tomar decisiones, respecto del impacto que están tienen en las demás personas.
Los empleados de EQUANS Colombia están obligados a no practicar discriminación de ningún tipo, relacionada con la edad, sexo, origen étnico, social o cultural, religión, opiniones políticas, orientación o identidad sexual, embarazo, estado de salud, o particularidades físicas o discapacidades.
Si tienes conocimiento de una infracción a las políticas y códigos anteriormente mencionados, te invitamos a denunciarlos a través de nuestros canales:
canaldenunciascolombia@equans.com
(+57) 318 3660344.